¿Qué es un asistente virtual?

Muchas personas no saben qué es ni conocen la labor de un asistente virtual, pero lo cierto es que esta profesión tiene más rodaje de lo que muchos piensan. Comenzamos con una definición de asistente virtual, que nos da Asociación Internacional de Asistentes Virtuales: Los asistentes virtuales son profesionales independientes que prestan servicios de soporte administrativos, creativos y técnicos a múltiples clientes en una variedad de industrias desde una ubicación remota, por lo general su hogar u oficina.

Es sorprendente que una profesión desconocida para muchos tenga incluso una asociación internacional. También hay que decir la la página web de la asociación está en inglés. En los paises anglosajones es mucho más común la figura del asistente virtual porque el emprendimiento digital empezó mucho antes. Y ya que hay ciertas actividades que llegan antes al mundo anglosajón que a los países latinos.


No obstante, como hemos dicho al principio, la cantidad de negocios online de habla hispana está creciendo tanto que cada vez se está demandando más la figura del asistente virtual en español.


¿Cómo surgió el trabajo de asistente virtual?


Es normal sorprenderse la primera vez que oyes que existe el trabajo de asistente virtual. Como antes adelantábamos, la idea surgió en Estados Unidos, donde se trata de una profesión muy popular.


La asistencia virtual vino de la mano de Anastacia Brice. Ella trabajaba planificando viajes y como asistencia ejecutiva y decidió llevar su empleo a casa utilizando Internet y otras tecnologías para trabajar con clientes de todo el mundo. Posteriormente se dedicó a formar a personas interesadas en ser asistentes virtuales.


Otra figura muy importante en el nacimiento y desarrollo de la asistencia virtual fue Christine Durst. Ella fundó la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales. Esta entidad se dedica a la formación y desarrollo de los asistentes virtuales y a dar a conocer al público esta profesión y sus funciones.


Funciones que realiza un asistente virtual


No es difícil imaginar qué hace un asistente virtual. Su trabajo diario es relativamente similar al que realiza un secretario en una empresa, pero con algunas peculiaridades que tienen que ver con las diferencias entre los trabajos tradicionales y los trabajos online. Lo más frecuente es que los asistentes virtuales trabajen desde su casa y sean profesionales autónomos.


Las ventajas de este tipo de trabajo son las siguientes:


🐙 Se puede hacer desde casa.

🐙 Se puede desarrollar a tiempo parcial o acordar los horarios disponibles.

🐙 No se requieren grandes inversiones.


Algunas de las tareas que se realizan como asistente virtual son:


🐙 Todo tipo de comunicación con la gestoría del cliente.

🐙 Realización y envío de facturas.

🐙 Recepción de facturas de colaboradores y clientes.

🐙 Envío de presupuestos y seguimiento de los mismos.

🐙 Búsqueda de proveedores y comparativas de presupuestos.

🐙 Seguimiento de los clientes, especialmente con la intención de fidelizarlos.

🐙 Control de existencias.

🐙 Reclamaciones de pedidos.

🐙 Gestión de la bandeja de correo electrónico.

🐙 Mantenimiento y actualización de las bases de datos de clientes, proveedores y otras personas con las que se tiene contacto.

🐙 Llevar al día los archivos.

🐙 Encargo de tareas puntuales por teléfono, videoconferencia o chat. Esto sería como tener un secretario al dictado pero en otra ubicación.


Estas son las tareas que realiza cualquier secretario en un negocio tradicional y que también puede realizar cualquier asistente virtual desde su casa. Además, también puede ejercer funciones que van más allá, en las que se definiría como asistente virtual personal. Estas funciones son:


🐙 Gestión y planificación de agenda.

🐙 Planificación de viajes, reuniones y eventos.

🐙 Búsqueda de información para detectar a los mejores profesionales para colaborar.


Los profesionales que suelen tener asistentes virtuales son los emprendedores de negocios online, por eso también pueden requerir a sus asistentes que tengan conocimientos básicos de marketing online. Un emprendedor puede pedir a su asistente virtual la escritura de artículos para su blog, envío de newsletters y publicaciones en redes sociales.


Confusiones con respecto a la figura del asistente virtual


Ya que conoces las funciones que ha de realizar un asistente virtual, conviene que sepas qué no es un asistente virtual. Al ser una profesión todavía desconocida, hay muchas personas que la confunden con el telemarketing.


Los teleoperadores que todos conocemos, que son los que se dedican a la venta por teléfono, pertenecen a empresas que se dedican exclusivamente a estas labores. No tienen nada que ver con los asistentes virtuales que, como hemos visto, realizan muchas más tareas y llegan a ser el brazo derecho de quien los contrata.


También hay personas que piensan que un asistente virtual es una aplicación de móvil. Y es verdad que hay softwares a los que se llama asistentes virtuales pero no hay que confundir ambas cosas.


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